Guide sur l’impartition des petites entreprises 2023

Êtes-vous submergé par des tâches qui vous empêchent de vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise? Avez-vous pensé à les externaliser? De nos jours, l’impartition permet aux petites entreprises d’accéder à des compétences spécialisées, de réduire leurs coûts et d’accroître leur efficacité.

Selon un rapport de Clutch, 83 % des petites entreprises prévoyaient maintenir ou accroître leur investissement dans l’impartition des services aux entreprises en 2023. Si c’est du nouveau pour vous, notre guide vous aidera à déterminer les activités qui se prêtent le mieux à l’impartition.

Commencez votre parcours d’impartition en quatre étapes faciles

Étape 1 – Cerner vos fonctions de base

Prenez une feuille et un stylo, et faites deux colonnes : une pour vos fonctions opérationnelles de base et l’autre pour les fonctions de soutien.

Les fonctions de base sont le cœur de votre entreprise. Elles représentent des activités essentielles à votre succès et exigent votre attention directe. Pour leur part, les fonctions de soutien sont des tâches fastidieuses que vous n’avez pas besoin d’accomplir vous-même, mais qui sont essentielles au fonctionnement de votre entreprise.

Exemple : imaginez un restaurateur passionné qui se consacre à perfectionner son menu, à choisir des aliments de qualité et à offrir à ses clients la meilleure expérience possible.

Imaginez maintenant que ce même restaurateur doive gérer les médias sociaux, les états financiers ou le recrutement de personnel. Bien que ces tâches soient importantes, doit-il réellement s’en occuper ou serait-il plus logique de les déléguer à une personne qui pourrait s’y consacrer entièrement?

Dans son livre La Semaine de 4 heures, Tim Ferriss souligne l’importance de se concentrer sur les quelques tâches qui contribuent au succès de votre entreprise et de déléguer celles qui sont moins importantes. Autrement dit, le fait d’externaliser les fonctions de soutien vous permettra de vous concentrer pleinement sur les domaines où vous créerez le plus de valeur.

Étape 2 – Déterminer vos objectifs d’impartition

Bien que l’idée d’externaliser les tâches puisse être stimulante, avant de vous lancer, établissez des objectifs clairs comme :

• réduire les coûts opérationnels et améliorer votre stabilité financière;
• améliorer la qualité de vos services;
• relever des défis opérationnels particuliers grâce à une expertise spécialisée;
• libérer du temps et des ressources pour vous concentrer sur les activités commerciales essentielles.

Peu importe votre objectif, ces points de référence fiable pourront vous ramener sur la bonne voie si vous veniez à vous en écarter.

Étape 3 – Analyse coûts-avantages

Quel est votre budget d’impartition? Si l’impartition exige parfois des coûts initiaux élevés, elle peut également entraîner des économies à long terme.

Il est judicieux de commencer par effectuer une analyse coûts-avantages.

Comparez les coûts d’impartition aux économies potentielles. Tenez compte d’aspects comme les coûts de main-d’œuvre et les frais généraux, puis évaluez leur incidence sur vos profits. Prenez une décision fondée sur les données plutôt que sur vos émotions.

Étape 4 – Conformité aux lois et à la sécurité

Compte tenu de l’augmentation continue des cybermenaces, la conformité aux lois et à la sécurité est primordiale. Prenez connaissance des règlements propres à votre secteur et comprenez les exigences en matière de sécurité des données et de confidentialité. Vos futurs partenaires d’impartition devront être informés des règles de sécurité et des lois sur la protection des données.

Sélection des fournisseurs – Principaux domaines à externaliser

Il peut être difficile de choisir le bon fournisseur compte tenu du nombre d’options sur le marché. Faites comme si vous embauchiez un nouvel employé. N’hésitez pas à demander des références, à évaluer les antécédents des fournisseurs et à examiner leurs travaux antérieurs. Une évaluation détaillée vous aidera à prendre une décision éclairée en phase avec les valeurs et la mission de votre entreprise.

Examinons quelques exemples de divers types de fournisseurs que vous pouvez envisager d’embaucher :

• Soutien à la clientèle : pour assister la clientèle en tout temps.
• Comptabilité et tenue de livres : pour gérer les documents financiers.
• Soutien TI : pour la maintenance des systèmes et la cybersécurité.
• Marketing numérique : pour gérer la publicité en ligne, les campagnes sur les médias sociaux et la création de contenu.
• Ressources humaines : pour gérer le recrutement, le traitement de la paie et les avantages sociaux.
• Développement du site Web : pour la création et la maintenance de votre site web.
• Services juridiques : pour l’examen des contrats, l’enregistrement des marques de commerce et la conformité aux lois.
• Marketing de contenu et médias sociaux : pour la stratégie de contenu, l’optimisation du référencement naturel et la gestion du contenu des médias sociaux.
• Fabrication et production : sous-traiter la fabrication et la production.
• Saisie et gestion des données : pour la saisie de données et la gestion de bases de données exactes et organisées.
• Logistique et gestion de la chaîne d’approvisionnement : optimiser la circulation des biens et des matériaux.

Vous avez choisi un fournisseur… Et maintenant?

Tout comme s’il s’agissait d’un employé, il est essentiel de maintenir une bonne relation avec votre fournisseur.

Voici comment :

1. Communication claire

Définissez clairement vos attentes, les livrables et les échéanciers. Établissez des voies de communication régulières pour répondre aux préoccupations et fournir de la rétroaction.

2. Possibilités d’évoluer avec le temps

Veillez à ce que votre entente d’impartition soit adaptable. Votre entreprise pourrait croître ou changer, et votre partenaire d’impartition devrait être en mesure de s’adapter en conséquence. La flexibilité est essentielle à un partenariat à long terme.

3. Assurance qualité

Mettez en place des processus de contrôle de la qualité et des ententes de niveau de service pour vous assurer que le travail respecte vos normes.

4. Atténuation des risques

Soyez au fait des risques potentiels associés à l’impartition et élaborez des stratégies d’atténuation. Il pourrait s’agir de plans d’urgence en cas de perturbations et de problèmes.

5. Surveillance et évaluation du rendement

Surveillez le rendement de votre partenaire d’impartition. Vérifiez son efficacité au moyen d’indicateurs de rendement clés (IRC). Cela vous aidera à décider s’il convient de conserver ou de modifier l’entente d’impartition.

6. Compatibilité culturelle

On fait souvent fi de la compatibilité culturelle, mais elle peut avoir une incidence sur le succès de votre relation. Assurez-vous que vos valeurs et votre culture de travail correspondent à celles de votre partenaire d’impartition.

7. Stratégie de sortie

Bien que vous visez un partenariat fructueux, il est toujours bon d’élaborer une stratégie de sortie au cas où la relation tournerait au vinaigre. Assurez-vous de vous entendre clairement sur la façon de reprendre le travail à l’interne ou de le transférer à un autre fournisseur.

Principales tendances en matière d’impartition en 2024

1. IA et automatisation : l’automatisation transforme continuellement divers secteurs d’activité. Les petites entreprises utilisent maintenant l’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation pour simplifier leurs processus, réduire leurs coûts et accroître leur productivité.
2. Externalisation proche : les entreprises envisagent d’utiliser l’externalisation proche afin de réduire au minimum les différences de fuseaux horaires et d’améliorer la communication. L’externalisation proche consiste à impartir des activités à des entreprises des pays voisins, réduisant ainsi les difficultés sur le plan logistique.
3. Modèles de travail hybrides : la pandémie de COVID-19 a accéléré l’adoption du télétravail. Les petites entreprises songent à combiner des équipes internes et des équipes imparties pour améliorer leur souplesse.
4. Durabilité : on s’attend à ce que les partenaires d’impartition respectent les objectifs en matière de protection de l’environnement et de responsabilité sociale. Les petites entreprises tiennent compte de la durabilité et des pratiques éthiques dans leurs décisions d’impartition.

Ce qu’il faut retenir

Si les tâches quotidiennes s’accumulent et prennent tout votre temps, vous devriez envisager l’impartition. Cela pourrait vous sembler étrange initialement, mais la confiance est essentielle. Une fois que vous constaterez les avantages, vous regretterez de ne pas avoir commencé plus tôt. Essayez l’impartition – le soutien dont vous avez besoin est à portée de main.